Супроводжувальний лист для кожного
“Для кожного” тут означає не для всіх професій, а для кожної сторони процесу рекрутингу. У цій статті розберемося як на ці листи дивляться кандидати, рекрутери та наймаючі менеджери. Також розберемо що може зробити кожна сторона, щоб ці листи стали цінним інструментом.
Хтось називає його “мотиваційним“, а хтось “супроводжувальним”, але організаційна суть залишається така сама - це лист, який направляють роботодавцю разом з резюме, коли кандидат вирішує подати свою кандидатуру на певну вакансію. Для зручності у статті використовується термін “супроводжувальний лист“. Хоча про особливості “мотиваційного листа“ теж поговоримо.
Кандидати
Ще не зустрічала кандидата, який би щиро радів можливості написати супроводжувальний лист. Для більшості кандидатів - це каторга якась. Якщо з резюме ще якось люди справляються, то “Що писати у супроводжувальному?“ - я чую ледь не на кожній консультації. Звісно, для своїх клієнтів у мене є готові приклади українською та англійською мовами, а для певних вакансій ми готуємо ці листи індивідуально. Але й для своїх читачів я б хотіла надати інформацію, яка допоможе з цим розібратися самостійно.
Якщо ви кандидат, то у мене для вас хороша порада, яка перетворить каторгу на приємну рутину.
Віднесіться до супроводжувального листа, як до звичайного імейлу, який ви пишете, коли відправляєте комусь у додатку якийсь документ.
Всі знають, що відправляти навіть близьким друзям чи колегам пусті листи - це поганий тон.
Те саме з резюме. Якщо ви знаєте принципи ділової комунікації, то ваші професійні звички не дозволять вам надіслати резюме у пустому листі без жодного пояснення. Зробіть зараз одну вправу: відкрийте свою пошту і створіть чернетку листа для вашого друга. Уявіть, що у його компанії відкрита ідеальна вакансія для вас. Те, що ви йому напишете, буде виглядати приблизно так:
“Привіт! Чув, що у вашому відділі відкрилася така-то вакансія для мене. Я ж 15 років працюю з напрямком 1, напрямком 2, але особливо мене цікавить напрямок 3. У мене є така-то кваліфікація і такі-то навички, щоб якісно виконати саме цю роботу. Моє резюме у додатку, перешли його, будь ласка, наймаючому менеджеру. Якщо у вас будуть запитання, мої контакти є у резюме. Дякую! З повагою, Ім’я Прізвище“
Нічого складного. Якщо ви людину не знаєте, то лист буде більш формальним, але головні організаційні моменти залишаться. Його можна навіть спростити до мінімуму:
“Добрий день! У вашій компані відкрита вакансія А. Вивчив уважно опис вакансії й бачу, що мій досвід та кваліфікація відповідають вашим вимогам. Надсилаю у додатку своє резюме на цю вакансію. Якщо у вас будуть додаткові запитання, з радістю на них відповім. Дякую! З повагою, Ім’я Прізвище“
Привітання. Вітатися з людьми нормально. Особливо, якщо це потенційно ваші майбутні колеги.
Обов’язково напишіть на яку вакансію ви надсилаєте резюме. У рекрутера у роботі може бути 10-20 чи й більше вакансій. Є резюме за якими неймовірно складно ідентифікувати професію чи напрямок кандидата. Є кандидати, чий досвід є релевантним відразу на декілька посад. Тому нехай хоч у супроводжувальному листі буде написано на яку вакансію кандидат його подає.
Необхідні напрямки та кваліфікацію можна прочитати у вакансії. Зазвичай там пишуть хто потрібний саме цьому роботодавцю. Якщо у вакансії шукають людину, яка вміє гарно пекти торти, то у супроводжувальному листі не потрібно писати 4 абзаци про борщ, навіть, якщо кандидат дуже гарно це вміє робити. У першу чергу супроводжувальний лист потрапляє до рук рекрутера, який може не знати деталей та специфіки кожної окремої професії. Але у рекрутерів є опис вакансії на який вони зазвичай і орієнтуються.
Якщо ви початківець і поки не маєте досвіду у певному напрямку чи змінюєте кардинально професію, то пишіть що вивчали на курсах чи самостійно. Або які напрямки вам цікаві й що ви готові виконувати саме ту роботу, про яку написав роботодавець у вакансії. Це важливо, щоб роботодавець не ідентифікував ваше резюме, як помилково відправлене на іншу вакансію.
Якщо у вакансії є певні організаційні вимоги: вона в іншому місті чи країні, є вимоги щодо графіка роботи чи типу працевлаштування і т.д. Теж про це можна написати.
Якщо у вашому досвіді є щось, що суттєво відрізняє вас від інших кандидатів, які теж можуть подаватися на цю вакансію, тоді теж про це напишіть.
У підписі можна вказати свої контакти. Так, вони є у резюме. Але для цього потрібно відкрити файл щоразу, коли вам будуть телефонувати чи писати. А так, вся інформація буде відразу у листі, що заощадить час роботодавця.
І ще дещо важливе. У підписі пишіть не тільки ім’я, але й посаду. Ту посаду, на яку претендуєте, особливо, якщо ви початківець чи змінюєте професію. Це допоможе не тільки рекрутерам ідентифікувати вас правильно, але і додасть впевненості та психологічно підготує вас до нового напрямку.
Не забувайте, що ім’я пишемо на першому місці, а прізвище на другому за міжнародним стандартом. Тема листа та назва файлу резюме може бути такою: CV_Назва вакансії_Ім’я Прізвище.
У більшості випадків резюме відправляється не електронною поштою, а, наприклад, через сайт роботодавця чи сайт пошуку роботи. На багатьох сайтах потрібно заповнити коротку анкету з контактами і прикріпити резюме. Там же є і поле для повідомлення. Якісь компанії роблять його обов’язковим для заповнення, але більшість - ні.
З поваги до майбутнього роботодавця можна заповнити цю форму та написати коротке повідомлення у такому ж стилі. Повідомлення у LinkedIn теж може бути у діловому стилі й коротко, як було у прикладі вище.
Звісно, що ви не зможете щоразу писати новий лист для нового роботодавця. Тому краще зробити шаблон, який ви зможете коригувати відповідно до специфіки конкретної вакансії.
Рекрутер
На процес рекрутингу впливає ситуація на ринку праці. Тому обов’язково просити, щоб кожен кандидат на кожну вакансію написав супроводжувальний лист, не варто. По-перше, більшість кандидатів не знають як його писати, а тому отримують значну порцію стресу через це і можуть взагалі відмовитися від вакансії. По-друге, це займає час. Ваші кандидати - це ваші потенційні колеги, тому тут важливо наперед продумати чи потрібно займати час людей та підвищувати рівень стресу, якого і так багато у період пошуку роботи.
Якщо ви розумієте, що кандидатів на певну вакансію на ринку праці мало, то взагалі не вимагайте супроводжувальний лист, а поле для повідомлення на сайті зробіть не обов’язковим. На сайтах пошуку роботи у налаштуваннях теж є опції, щоб не вимагати супроводжувальний лист.
Якщо розумієте, що кандидатів багато і за допомогою супроводжувального ви б хотіли прояснити певні організаційні деталі, то чітко напишіть що саме ви б хотіли знати. Надайте людям ідеї.
Наприклад, ви відкрили вакансію для Junior програмістів і розумієте, що буде декілька сотень кандидатів. Для того, щоб якісно організувати процес і розпізнати потрібного кандидата, ви можете попросити: “Напишіть у супроводжувальному листі які дисципліни вам найбільше сподобалися на курсах, чи були практичні проекти, на якому рівні ви знаєте англійську мову“. Не всі кандидати про це пишуть у резюме, тому інформація з супроводжувального листа може бути дійсно корисною.
Багато роботодавців пишуть у вакансіях: “Напишіть мотиваційний лист з причинами чому ви бажаєте працювати саме у нашій компанії“. На щастя, більшість компаній та кандидатів вже відмовилися від лестощів у бік роботодавців. Може емоційно це й чимось допомагає, але організаційно навряд чи.
Це речення мені щоразу хочеться переформулювати на таке: “Якщо у вас є особливі причини, навички та кваліфікація, яка дозволить вам найкраще виконувати цю роботу, будь ласка, напишіть про це у своєму резюме чи супроводжувальному листі“.
Річ у тому, що не 100% кандидатів мають унікальну мотивацію працювати саме у вашій компанії. Кандидати, які пишуть у Google “З дитинства мріяв працювати у вашій компанії“, скоріше за все пишуть щось подібне і в інші 100 компаній, куди відправляють свої резюме. Якщо кандидат активно шукає роботу, він буде подаватися не тільки до вас. Тому змушувати його вигадувати якісь особливі причини й мотивацію, не варто. Людина шукає роботу, от і все. Людина подалася на вашу вакансію, бо вважає, що підходить і зможе виконувати цю роботу.
Інша справа, якщо кандидат має унікальні індивідуальні особливості у досвіді, кваліфікації чи освіті. Кандидат, який має медичну освіту та працював лікарем, повинен написати про це, якщо подає резюме у компанію, яка має відношення до медицини. Художників з академічною художньою освітою охочіше розглядають на вакансії дизайнерів. Колишній фотограф має більші шанси отримати роботу у стартапі, який розробляє рішення для фотографів і т.д. Не всі резюме мають якісну структуру, щоб показати досвід та сильні сторони кандидата, тому супроводжувальний лист може допомогти.
Супроводжувальний лист - це цінний інструмент для роботодавця. Не варто змушувати всіх кандидатів його писати. Цей інструмент варто використовувати правильно та якісно, щоб покращити процес підбору, а не створити для ваших кандидатів додаткові перешкоди.
Наймаючий менеджер
Якщо ви та людина, яка проводить технічні чи фінальні співбесіди і вирішує чи приймати кандидата на роботу, питання супроводжувальних листів вас теж стосується.
Наймаючі менеджери, з якими я обговорювала це питання, впевнені, що супроводжувальні листи не потрібні взагалі. Вони роблять висновки з власного досвіду пошуку роботи. Вони теж колись були у ролі кандидата і теж писали ті листи.
Працівники компанії, які перебувають у статусі наймаючого менеджера, ці листи майже не отримують, бо листи залишаються на рівні рекрутера. На жаль, так організований процес, що резюме в окремому файлі потрапляє до наймаючого менеджера, а супроводжувальний лист та всі попередні обговорення - рідко.
Хоча інколи рекрутер може з загальної інформації обрати найголовніше та передати це наймаючому менеджеру. Але у більшості випадків це будуть слова рекрутера, а не оригінальний текст кандидата.
Тому, якщо перед відкриттям вакансії ви вирішили, що кандидат має описати певний досвід чи прояснити певні організаційні моменти, попросіть рекрутера копіювати оригінальний текст, щоб мати повну та перевірену інформацію.
Також не забудьте проконтролювати чи у вашій компанії є вимога обов’язкового написання супроводжувального листа. Бо не завжди дефіцит кандидатів на ринку праці є причиною малої кількості кандидатів на ваші вакансії. Правильно організований процес рекрутингу допоможе наймати найкращих спеціалістів, навіть, у найскладніших ринкових умовах.
Бажаю всім сторонам мати якісну комунікацію, яка допоможе найкращим професіоналам та роботодавцям зустріти один одного!
Якщо ви бажаєте навчитися складати якісне резюме, заповнювати профіль LinkedIn та отримати зразок супроводжувального листа, реєструйтеся на Онлайн курс з підготовки до працевлаштування, який починається у понеділок 7 лютого. Деталі та опис курсу є тут: https://www.shyshenko.com/events/employment-course-february-2022
